La documentación de una sociedad puede ser muy diversa y, a menudo, nos preguntamos durante cuánto tiempo la debemos conservar. En este artículo recopilamos los límites temporales más relevantes que las empresas deben seguir en la conservación de documentación.
Conservación de documentos contables y mercantiles: con carácter general, 6 años
Existe la obligación legal de conservar la documentación de la sociedad durante un periodo de 6 años (artículo 30 del Código de Comercio). La obligación de conservaciónafecta a los libros de todo tipo y naturaleza, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a la sociedad.
Este plazo de 6 años se inicia a partir del último asiento realizado en los libros, siempre y cuando no exista otra disposición que amplíe dicho plazo.
Otros plazos de conservación de documentos:
- Blanqueo de capitales. La Ley de Prevención del Blanqueo de capitales establece un período mínimo de conservación de 10 años para la documentación que fundamente el cumplimiento de las obligaciones legales en esta materia. En concreto, se refiere a la copia de los documentos exigibles en aplicación de las medidas de diligencia debida y el original o copia de los documentos o registros que acrediten adecuadamente las operaciones e intervinientes.
- Protección de Datos. El RGPD establece que los datos personales sólo deben conservarse durante el tiempo necesario para las finalidades del tratamiento para el cual han sido recogidos. Asimismo, obliga a establecer una fecha de destrucción de los documentos que contienen datos de carácter personal tales como: clientes, trabajadores, proveedores.
- Historiales clínicos. Los centros sanitarios tienen la obligación de conservar la documentación clínica para la debida asistencia al paciente durante el tiempo adecuado a cada caso y, como mínimo, durante 5 años contados desde la fecha del alta de cada proceso asistencial. No obstante, los datos de la historia clínica relacionados con el nacimiento del paciente, los resultados de pruebas biométricas, médicas o analíticas que determinen el vínculo de filiación con la madre, no se destruirán, trasladándose una vez conocido el fallecimiento del paciente, a los archivos definitivos de la Administración correspondiente.
La prescripción y la conservación de documentos
En ocasiones, un mismo documento puede ser útil para el ejercicio de diferentes tipos de acciones las cuales están sujetas a diferentes plazos de prescripción. Un breve resumen:
| Materia | Plazo de Prescripción |
| Contable y mercantil | 6 años |
| Fiscal |
|
| Acciones de responsabilidad civil | 5 años, con carácter general |
| Laboral | 3 años, a efectos de infracciones |
| Seguridad Social | 4 años, a efectos de infracciones |
| Prevención de Riesgos Laborales | 5 años, a efectos de infracciones |
| Delitos contra la Hacienda Pública y la Seguridad Social | 10 años |
Es necesario diferenciar el plazo de conservación de documentos (con carácter general de 6 años) de los plazos de prescripción. Es decir, por ejemplo, aunque la prescripción laboral a efectos de infracciones sea de 3 años, la documentación soporte correspondiente debe conservarse, al menos durante 6.
Documentación de naturaleza tributaria
Es conocido el plazo general de prescripción de 4 años que establece la Ley General Tributaria, a contar desde la finalización del plazo de presentación de la declaración, para que la AET determine la deuda tributaria y exija el pago de la misma, o bien para que el contribuyente pueda solicitar y obtener la devolución de sus impuestos.
No obstante, este plazo puede interrumpirse por cualquier acción de la AET o del propio contribuyente, por lo que es preciso revisar si se ha interrumpido el plazo de prescripción. Además, es necesario tener en cuenta otras consideraciones y plazos:
- Deducciones y pérdidas fiscales. Desde 2015, el plazo de prescripción para la comprobación de las bases imponibles negativas y las deducciones es de 10 añosdesde la finalización del plazo de presentación de la declaración en que se generaron.
- Préstamos. Su conservación hasta que sean devueltos o cancelados.
- Garantías. Su conservación hasta que se hayan cancelado.
- Bienes de inversión. Su conservación hasta que se haya cumplido el plazo de regularización del IVA (puede alcanzar los 9 años).
- Si la sociedad tiene derecho a amortizar determinados gastos o activos, y a cargar los gastos correspondientes en la cuenta de resultados de ejercicios futuros, también la inspección tiene el derecho a comprobar el origen de tales cargos, aunque procedan de ejercicios prescritos.
La actividad de comprobación también puede comportar obligaciones de suministro de información de terceros. Por tanto, se debería conservar toda la documentación con trascendencia tributaria durante el período mercantil de seis años.
Por último, recordar que no atender los requerimientos de información de la AET puede suponer una sanción del 2% de la cifra del negocio (mínimo de 20.000 y máximo de 600.000 euros).
Acciones de responsabilidad civil
Desde el 2015, se ha reducido el plazo de prescripción de las acciones personales que no tengan señalado término especial de los 15 a los 5 años, contados desde el momento en que fuese posible su ejercicio. Este tipo de acciones son las generalmente relacionadas con las actividades comerciales de las empresas.
Las empresas asumen todas las responsabilidades derivadas de su actividad, las cuales pueden ser exigidas en el futuro por terceros. Por tanto, aquellas tendrán interés en conservar, durante ese plazo, los documentos que avalen sus actuaciones.
Documentación laboral, en materia de Seguridad Social y de Prevención de Riesgos Laborales
La conservación de documentos laborales (contratos de trabajo, libros de visita, actas de las reuniones del Comité de Empresa, comunicaciones de apertura de centro de trabajo, contratos de puesta a disposición formalizados con ETT), en materia de Seguridad Social (comunicaciones de alta y baja en Seguridad Social, documentos de cotización) o de Prevención de Riesgos Laborales (concierto con el Servicio de Prevención, Plan de Prevención, Planificación de la Actividad Preventiva o Plan de Emergencia, Documentación sobre información y formación a los trabajadores, Evaluación de Riesgos, Relación de accidentes de trabajo, Expedientes de accidentes laborales o enfermedades profesionales…) están sujetos al plazo común mínimo de 6 años visto anteriormente.
Sin embargo, el plazo general de prescripción de las infracciones laborales es de 3 años, las infracciones en materia de Seguridad Social prescriben a los 4 años y las infracciones en materia de prevención de riesgos laborales prescriben a los 5 años, en caso de ser muy graves.
Delitos contra la Hacienda Pública y la Seguridad Social
El Código Penal establece para los delitos contra la Hacienda Pública y la Seguridad Social un plazo de prescripción de 10 años.
Jose María Dutilh
Socio Director de la Firma de Abogados LeQuid, especializada en Derecho de los Negocios y de las Empresas Sociales, estoy plenamente convencido de que el desarrollo empresarial rentable y eficiente no sólo es compatible sino que necesita la ética empresarial. En la actualidad, desde LeQuid colaboro con empresarios que necesitan una segunda oportunidad a través de estos procesos; Apoyo legal en el día a día, Re-emprendimiento socialmente responsable, Fusiones y Adquisiciones, Reestructuración y Refinanciación de empresas o Concurso de acreedores entre otros.
